Tips van een ervaringsdeskundige externe!
Op 1 augustus 2001 ben ik begonnen bij mijn eerste adviesbureau. Daarna heb ik bij een adviesbureau -en detacheringbureau gewerkt, waar ik als directeur adviseurs begeleide en zelf opdrachten uitvoerde. En nu al weer heel wat jaren werk ik voor mezelf. In al die tijd heb ik vele en verschillende opdrachten mogen uitvoeren en een kijkje mogen nemen in tal van keukens bij voornamelijk gemeenten.
Welke tips wil ik meegeven:
* Zorg voor een duidelijke opdracht. Dit voor beide partijen, zodat je weet wat je van elkaar kunt verwachten.
* Zorg ook dat het duidelijk is wie je uiteindelijke opdrachtgever is. Dit moet één opdrachtgever zijn en niet bijvoorbeeld een stuurgroep met uiteenlopende belangen.
* Heb duidelijk waarom je wordt ingehuurd. Bij de komst van de brede scholen was het nog weleens zo dat de wethouder dit graag wilde en de organisatie er niet op zat te wachten. Een externe werd dan 'gebruikt' om aan te tonen dat het geen goed idee is.
* Je bent geen onderdeel van de organisatie. Dat is je meerwaarde. Dat betekent niet dat je geen goede contacten kan opbouwen, maar als je onderdeel wordt van het meubilair is het tijd om weg te gaan.
* Niet elke opdracht pakt uit zoals van tevoren gedacht. Zorg dat je regelmatig met de opdrachtgever checkt of jullie nog op de goede weg zitten. Durf ook te zeggen als jij niet meer de juiste persoon bent om de opdracht af te ronden.
* Als je iemand vervangt wegens ziekte of zwangerschapsverlof bewaak je even de tent. Natuurlijk neem je daarin jezelf mee, maar ga niet een hele andere koers varen dan degene die je vervangt.
* Zorg voor een schriftelijke en waar mogelijk een mondelinge overdracht. Ik bied ook altijd aan dat ze nog altijd kunnen bellen.
* Als adviseur adviseer je. Dat doe je vanuit je ervaring en mag en moet je kritisch in zijn. Je bepaalt echter niet!
* Maak duidelijk dat als je een onderzoek doet je niet dingen gaat verbloemen of het mooier gaat maken, omdat dat de opdrachtgever goed uitkomt. Het is geen onderzoek voor de bühne.
* Laat wat achter voor de organisatie. Ik kijk altijd of ik iemand mee kan nemen in de opdracht, zodat deze bijvoorbeeld het project kan overnemen als het staat. Hierdoor is het resultaat dat het project staat en dat je kennis en kunde hebt overgedragen.
* Zorg voor sparringspartners om kritisch te blijven hoe je de opdracht uitvoert. Ben ook zelf je kritische partner.
* Het leven is niet altijd een feest. Ook al is de opdracht even wat minder leuk, maak het af! Je bent niet voor niets ingehuurd.
Tips voor gemeenten voor inhuren van een externe!
In mijn vorige blog heb ik op basis van mijn ervaring als externe vanaf 2001 tips gegeven voor externen Naast in vele keukens van gemeenten te hebben gekeken, heb ik ook regelmatig vanuit een opdracht zelff externen geworven.
Dus bij deze tips voor gemeenten:
* Zorg voor een duidelijke opdrachtformulering. Wat is het doel en welke resultaten wil je behalen. En wie is het eerste aanspreekpunt en de opdrachtgever? Bouw evaluatiemomenten in.
* Zorg dat je niet alleen de krenten uit de pap aan externen geeft. Als het wel nodig is, kijk dan of er potentieel is bij medewerkers en laat die samen met de externe oplopen.
* Kijk niet alleen naar de ervaring die nodig is voor de opdracht, maar ook het type persoon. Maak daarin een goede balans wat de doorslag geeft. De schaap met vijf poten bestaat niet.
* De andere kant is ook bij gebrek aan externen met iedereen in zee te gaan, omdat er dan toch iemand is. Een junior kan niet een zwaar gevoelig politiek dossier op zich nemen. De vraag is of je iemand met totaal geen ervaring op een beleidsterrein kan of wil inwerken voor een relatief korte periode. Dit leidt tot teleurstellingen voor beide partijen.
* Wees eerlijk over wat een externe kan verwachten. Door zaken te verbloemen of niet te melden snij je je in je vingers. De externe kan de opdracht teruggeven of is eigenlijk niet de juiste persoon voor deze opdracht.
* Wees transparant of je wel echt op zoek bent naar iemand voor de opdracht of dat je al iemand hebt en voor de bühne nog drie offertes nodig hebt.
* Wees duidelijk wanneer je een besluit neemt en doe dit binnen een afzienbare tijd. Als externe kan je niet een maand wachten of een opdracht wel doorgaat.
* Als je een tijdelijke vervanging zoekt, doe dit dan tijdig. Dit zodat er naast een schriftelijke overdracht ook een mondelinge overdracht kan plaatsvinden. Bij ziekte lukt dit niet, maar als een medewerker zwanger is of een nieuwe baan heeft is dit goed in te calculeren. Zorg daar ook aan eind weer voor.
* Wees helder over verwachtingen. Moet iemand er vaste dagen zijn of flexibel inzetbaar. Verwacht niet bij een opdracht van 16 uur 40 uur beschikbaarheid.
* Vraag voor aan afgebakend project een offerte met tijdspad en indicatie van uren i p.v. zelf een indicatie van uren te geven. Dat kan veel besparen en geeft inzicht in de verschillende aanpakken.
* Durf kritisch te zijn. Als een externe niet de resultaten oplevert, zoals afgesproken bespreek dit dan. Als je echt denkt dat het hem niet meer gaat worden, laat het dan niet doorlopen tot het einde van het contract. Je mag wat verwachten voor het (gemeenschaps)geld wat je erin steekt.
* Een externe is ook een mens. Een dank je wel en/of een bloemetje bij einde opdracht wordt op prijs gesteld.
Tips om jonge medewerkers zo snel mogelijk weg te jagen!
Dat is natuurlijk niet wat we willen. Juist jonge medewerkers zijn een aanwist voor gemeenten. Deze blog moet je dan ook even lezen met een knipoog, maar wel met een serieuze boodschap.
Het was toen ik directeur was bij een adviesbureau wel een vraag die ik stelde aan sollicitanten. Wat moet ik doen om je te houden en wat moet ik doen om je weg te jagen?
Tips:
* Zorg op de eerste dag dat je als leidinggevende 10 minuten de tijd hebt voor een koffie en zet de medewerker dan achter de computer zonder inlogcode. Houd dit laatste op zijn minst een week vol.
* Begraaf de medewerker de eerste maand onder stukken om te lezen. Daar leren ze meer van dan van meelopen met collega's.
* Zorg niet voor een mentor of buddy die ook echt de tijd heeft en krijgt om de medewerker te begeleiden. Laat ze hun vragen maar aan iedereen stellen. En als niemand daar dan tijd voor heeft, is dan jammer. Laat ze maar lekker zwemmen.
* Als je wel voor een mentor kiest, neem dan vooral die ene medewerker die er niet meer echt zin in heeft. Dat motiveert zo lekker.
* Laat ze vooral niet teveel nieuwsgierige vragen stellen. Voor als ze toch eigenwijs zijn. Maak een A4 met daarop: 'zo doen we dit hier nu eenmaal'. Hang dat op om naar te verwijzen.
* Vergeet ook niet dat Join of een ander systeem het meest belangrijke is om te leren. Daar mag je geen fouten in maken. Adviesvaardigheden, hoe de gemeente werkt etc komt later wel.
* Laat ook vooral jonge medewerkers niet met elkaar sparren en ervaringen uit wisselen. Je weet nooit wat daarvan komt.
* Maak ook duidelijk dat ze net komen kijken en dat hun mening natuurlijk niet zo serieus genomen wordt als van de ervaren medewerkers.
* Zorg dat net dat ene dossier waar niemand zich nog aan wil branden bij deze medewerker terecht komt. Een beetje in het diepe springen zonder back-up leer je het meest van.
* Of zorg juist voor geen uitdaging of afwisseling. Waarom zou je je moeten ontwikkelen? En ontwikkelgesprekken voren is ook zo vermoeiend.
* Om ook vooral te zorgen dat ze wel echt hun uren maken en er zijn, introduceert je weer de prikklok. Aanwezigheid gaat voor output. Flexibel zijn doen we niet aan.
